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20.07.2017

QM leicht gemacht: So planen Sie erfolgreich Praxis-Projekte

Es gibt immer wieder Vorhaben, die unnötig Zeit, Geld und Nerven verschlingen, weil sie ohne Planung nebenbei erledigt werden. Damit Ihre Praxis-Projekte, wie z. B. ein Tag der offenen Tür oder die Einführung Ihrer neuen Praxis-Website, gelingen, halten Sie sich an diese 5 Checkpunkte:

1. Bestimmen Sie die Projektleitung

Legen Sie gleich zu Beginn des Projekts fest, wer es leitet. Das kann jedes Teammitglied sein. Wichtig ist nur, dass diese Person über Organisationstalent verfügt, den Überblick behält und auch mit den anderen am Projekt beteiligten Personen gut umgehen kann. Denn bei ihr laufen alle Fäden zusammen, vom ersten Ideenaustausch über die Planung und Steuerung bis hin zum Projektabschluss.

2. Legen Sie die Rahmenbedingungen fest: Zeit, Geld, Personal

Prüfen Sie als Erstes, ob Sie mit dem zur Verfügung stehenden Budget das Projekt überhaupt umsetzen können. Wenn nicht, passen Sie entweder Ihr Budget oder das Projekt-Ziel entsprechend an. Setzen Sie dann einen Fertigstellungstermin fest. Dieser steht bei Veranstaltungen sowieso fest, ist aber auch bei anderen Projekten sinnvoll. Sonst dümpelt das Vorhaben ewig vor sich hin und findet kein Ende.

3. Teilen Sie das Projekt in einzelne Schritte auf

Jetzt geht es an die Planung. Teilen Sie das Projekt zunächst in einzelne Teilbereiche, z. B. beim Tag der offenen Tür in Dekoration, Verpflegung, Unterhaltung, Auf- und Abbau, ein. Diese gliedern Sie dann wieder in einzelne Arbeitsschritte, z. B. Angebote einholen, Dienstleister aussuchen, Auftrag vergeben. Setzen Sie sogenannte Meilensteine, also Teil-Ergebnisse, die erreicht werden müssen, damit das Projekt gelingt, z. B. dass einen Monat vor dem Tag der offenen Tür die Verpflegung geklärt und zwei Wochen vorher das Informationsmaterial zur Praxis in ausreichender Menge vorhanden ist.

4. Kontrollieren und steuernd eingreifen

Sobald die Umsetzung des Projekts begonnen hat, ist die regelmäßige Kontrolle durch die Projektleitung gefragt. Hier helfen in der Planung festgelegte Meilensteine. Prüfen Sie regelmäßig deren Erreichung. So wissen Sie frühzeitig, wo es noch hapert. Dann greift die Projektleitung steuernd ein.

5. Loben und aus Fehlern lernen

Ist das Projekt vorbei, die neue Website online oder der Tag der offenen Tür vorüber, ist Zeit für Lob und Kritik. Nur wenn alle gemeinsam darüber sprechen, was gut gelaufen ist und welche Punkte noch verbessert werden könnten, entsteht ein Lerneffekt für das nächste Projekt. Nutzen Sie diese Chance!

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