medizinische-fachangestellte.de

Top ZFA Downloads

26.09.2013

Aus QM KOMPAKT: Verbessern Sie das Terminmanagement mit QM-Mitteln

Eine perfekte Terminorganisation ist QM-Muss und im Rahmen der ständigen Verbesserung ein wichtiges Thema, das Sie einmal im Jahr auf der QM-Tagesordnung haben sollten. So gehen Sie dabei schrittweise vor:

1. Analyse der bestehenden Terminorganisation

Mit einer Patientenbefragung können Sie im Vorfeld ermitteln, ob die Sprechzeiten optimal für Ihre Patienten sind oder Veränderungen gewünscht werden. Beziehen Sie auch Engpässe ein, die Sie selbst im Team immer wieder feststellen („Wann wird‘s eng?“). Sammeln Sie dann in einer Teambesprechung alle Gesichtspunkte, die zu einer sinnvollen und für alle Arbeitsbereiche zufriedenstellenden Terminplanung führen.

Stellen Sie sich dann diese Fragen:

  • Welche Ziele haben wir bei unserer Terminplanung?
  • Welche Zeiteinheiten und organisatorischen Maßnahmen brauchen wir, um dieses Ziel zu erreichen?

2. Finden und Einführen von Veränderungen

Dann setzen Sie diese Informationen um, indem Sie Ihr System entsprechend anpassen. Gehen Sie so vor:

  • Erstellen Sie für die verschiedenen Termine Ablaufbeschreibungen.
  • Halten Sie fest, wer bei den Terminen jeweils anwesend sein muss und welche Aufgaben übernimmt.

3. Perfektionieren Sie die Arbeit an Ihrem Terminsystem im Zeitablauf

Bestimmen Sie eine Person, die ab sofort für das Terminmanagement zuständig ist. Also: Wer überwacht wie, ob und wann Änderungen notwendig oder
gewünscht werden?

  • Erstellen Sie für Ihr QM-Handbuch eine Checkliste mit Informationen darüber, wo wann welche Termine vergeben werden. Nehmen Sie auch eine  Regelung für Notfälle (Pufferzeiten) und Pharmareferentenbesuche auf.
  • Legen Sie fest, was Sie genau tun, wenn sich Patienten über zu lange Wartezeiten beschweren.
  • Schaffen Sie eine Möglichkeit, die Beschwerden aufzunehmen, und geben Sie einen konkreten Ablauf für das Beschwerdemanagement vor.
  • Dokumentieren Sie alle Phasen der Veränderung Ihres Terminmanagements und die Zuständigkeiten im QM-Handbuch.
  • Behalten Sie Ihr Ziel im Auge und checken Sie immer wieder, was noch notwendig ist, um Verbesserungen durchzuführen.
  • Bestimmen Sie Indikatoren wie die Wartezeit, um Ihre Ziele jederzeit neuen Situationen anpassen zu können.

Aus unserem Beratungsbrief QM kompakt - Qualitätsmanagement erfolgreich einführen und weiterentwickeln. Für QMBs und QM-Verantwortliche. Für mehr Infos hier klicken.


Diesen Artikel empfehlen:

Aktuelles

  • Praxismotto des Monats

    „Hoffnung und Freude
    sind die besten Ärzte.“


    Wilhem Raabe

Login

Newsletteranmeldung

Registrieren Sie sich kostenlos für unseren E-Mail-Newsletter ZFA Exklusiv online.

Erhalten Sie regelmäßig Infos zu aktuellen Themen für Ihre Zahnarztpraxis.

Melden Sie sich jetzt an!